Datenschutzhinweise für unsere Klienten

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortliche sind wir, die Notare Dr. Mario Leitzen & Dr. Guido Kordel, Kleine Heeg 13, 53359 Rheinbach. Die Kontaktdaten des von uns bestellten Datenschutzbeauftragten lauten:

Herr Dipl.-Inform. Olaf Tenti, GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH, Körnerstraße 45, 58095 Hagen (NRW), Telefon: +49 (0)2331 356832-0, E-Mail: datenschutz@gdi-mbh.eu, Internet: www.gdi-mbh.eu.

Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten Daten, die wir von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritte erhalten (z.B. von einem Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut).

Konkret verarbeiten wir folgende Daten: Daten zu Ihrer Person (z. B. Name, Anschrift und Kontaktdaten, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, ggf. Ihre Geburtenregisternummer), Daten im Zusammenhang mit Verträgen (z.B. bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikationsnummer; wenn erforderlich Angaben zu Ihrer familiären Situation und Ihren Vermögenswerten oder anderen sensiblen Daten wie Gesundheitsdaten), Korrespondenz (z. B. Schriftverkehr mit Ihnen), ggf. Daten zu Rechtsbeziehungen mit Dritten (z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Kontonummern bei Kreditinstituten).

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Im Nachfolgenden informieren wir Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

a) Im Rahmen der Wahrnehmung einer uns übertragenen Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt und in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DS-GVO).

Wir verarbeiten Ihre Daten um die hoheitliche notarielle Tätigkeit entsprechend unseren Amtspflichten durchzuführen. Insbesondere zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Durchführung von Beratungen und zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften.

b) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO)

Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten verwenden. Dies erfolgt zu folgenden Zwecken:

- Unterstützung unserer Mitarbeiter bei der Mandantenbetreuung,

- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,

- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,

- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.

Unser Interesse an der jeweiligen Verarbeitung ergibt sich aus den jeweiligen Zwecken und ist im Übrigen wirtschaftlicher Natur (effiziente Aufgabenerfüllung, Vermeidung von Rechtsrisiken). Soweit es der konkrete Zweck gestattet, verarbeiten wir Ihre Daten pseudonymisiert oder anonymisiert.

c) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Dies betrifft insbesondere Ihre etwaige Einwilligung bei dem erstmaligen Abschluss eines Vertrages in die Weitergabe Ihrer Daten an unsere Mitarbeiter zur Mandantenberatung und -betreuung.

Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben. Der Widerruf wirkt nur für zukünftige Verarbeitungen.

d) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DS-GVO)

Als Amtsträger unterliegen wir verschiedenen besonderen rechtlichen Verpflichtungen, zu dessen Erfüllung die Verarbeitung Ihrer Daten erforderlich sind (z. B. die berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen der Bundesnotarordnung und des Beurkundungsgesetzes).

Wer bekommt meine Daten?
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:

- von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) insbesondere im Bereich IT-Dienstleistungen, die Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten,

- öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung sowie

- sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Vertragsabwicklung. Danach erfolgt grundsätzlich nach Ablauf von 2 Jahren die Löschung. Wir unterliegen verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre betragen. Dies gilt für vertragliche und andere Daten des Rechtsverhältnisses zwischen Ihnen und uns.

Für notarielle Urkunden und andere Dokumentationen aus den notariellen Angelegenheiten gelten längere Aufbewahrungsfristen aus der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) und nach dem § 50 Abs. 1 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV), und zwar:

- 100 Jahre für Urkundenverzeichnis, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung und Sondersammlung

- 30 Jahre für papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis und Generalakten

- 7 Jahre für Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten, wobei der Notar spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen kann, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften getroffen werden.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Wir übermitteln Ihre Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR (Drittländer) –nur, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Welche weiteren Datenschutzrechte habe ich?
Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO, § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in seiner ab dem 25. Mai 2018 gültigen Fassung). Auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), auf Löschung (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, § 19 BDSG).

Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Sie müssen nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der von Ihnen begehrten notariellen Tätigkeit erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel die Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müssen.

Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Welche Widerspruchsrechte habe ich?
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen (Art. 21 DS-GVO). Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO, das z. B. zur Mandantenberatung und -betreuung erfolgen kann.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die  Verarbeitung   dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.